Пишем электронное письмо, которое точно сработает
Электронное письмо — основа деловой или личной переписки. Как правило, проблем с уже знакомыми адресатами не возникает. Знаете особенности и привычки собеседника, он знает ваши, поэтому диалог идет непринужденно.
Иная ситуация, если приходится писать человеку незнакомому. Например, новому клиенту, потенциальному партнеру или даже работодателю. Такие письма являются «холодными» и изначально не направлены на немедленный ответ. Тем не менее, получение ответа — позитивный итог, поэтому требуется наработать умение писать таким образом, чтобы человек, во-первых, не поленится читать или дочитывать письмо. Во-вторых, чтобы ответил.
Разберем, какие в наличии лайфхаки, чтобы сделать письма продуктивнее.
Начните с напоминания
Заинтересовать незнакомого человека удастся, если с первых фраз покажете некую степень знакомства. Например, помимо собственного имени или названия компании укажите, откуда взяли электронный адрес, кто порекомендовал написать или упомяните о реальном общении, если оно было.
В случае отсутствия таких «точек соприкосновения» рекомендуют писать о важности человека персонально для вас. Например, разговор или встреча оставили соответствующее впечатление. Поблагодарите за проявленное внимание или укажите, что, например, читали материалы авторства адресата или посещали офф- или онлайн-встречи. Даже в минимальном случае или отсутствии явных воспоминаний человек заинтересуется и прочтет далее с вероятностью 70%.
Главное: не выдумывайте неправдоподобных случаев или чрезмерно фантастической значимости. Это удел писем в «стиле нейросети» и драматического произведения. В жизни так не бывает, а значит, внимания не привлечет. Пишите простыми искренними фразами. Это располагает.
Докажите человечность
Масса писем в современном мире генерируется ботами или алгоритмами массовой рассылки. Такие типовые и шаблонные письма в 95% случаев без прочтения отправляются в «корзину» или спам. Поэтому покажите, что пишет человек, а не программа.
Отличительной особенностью считают проявление компетентности в общении, а также приложение собственных рекомендаций. Регулярно в электронных письмах размещают ссылки на личные профили в социальных сетях, группу организации или иные площадки, которые ведут «среднестатистические» люди.
Не стоит при этом вдаваться в излишнюю детализированность и пояснения. Достаточно пары фраз. Ссылки и конкретные ресурсы в отдельных случаях выносят в автоматическую подпись письма. Однако переусердствовать с этим не стоит, т. к. подобное размещение регулярно считают как раз шаблонным и программным.
Ёмко формулируйте
Каждое письмо преследует заданную цель. Ей становится налаживание контакта или получение ответа на вопрос. Невзирая на цель, мысль воспринимается без двойного смысла или витиеватых оборотов. Читать пространное и «заумное» рассуждение неизвестного или шапочно-знакомого человека никто не станет.
Если формулируете вопрос, то желательно, чтобы требовался лаконичный ответ типа «да/нет». Чем меньше слов и действий требуется, чем больше вероятность благоприятного развития ситуации с электронным письмом.
Логично, что большинство вопросов уложить в такой формат не получится. Значит, цель — наладить будущий диалог, переведя его в вариант телефонного разговора или встречи. Вот на этом вопрос и сконцентрируйте. Человек соглашается на диалог или отказывается, но в каждом случае отвечает.
Предлагайте выгоду
Речь идет не только о формулировании некого выгодного предложения, скидки и проч. Задавая вопрос или прося совета, покажите, что при ответе человек тоже получит что-то взамен. В отдельных случаях искренняя благодарность или признательность уже повод ответить и помочь, ведь это «питает» эго человека.
Главное: искренность и конкретика. Не «буду благодарен», а «это поможет в том-то».
Последовательность и продолжение
Так как речь идет о «холодных» письмах, то, хоть и надеются, но рассчитывать на ответ, даже при соблюдении каждого правила составления электронного письма, утопично. Регулярно требуется направить еще одно-два письма-продолжения.
В этом случае сохраняйте, как общий настрой и цели письма, так и не повторяйтесь. Это не должна быть копия предыдущего послания. Уточняйте, детализируйте, ищите новые форматы, а не переформулируйте уже написанное. Это потенциально заинтересует и привлечет внимание.
Резюме
Умение составлять «холодные» электронные письма — полезный навык для каждой сферы жизни и деятельности. Этот способ взаимодействия расширяет личную и корпоративную узнаваемость, налаживает связи и знакомства, а также дает обратную связь по требуемым поводам.
Однако не рассчитывайте на ответ. Да это желаемый итог, но не обязательный. Не стоит расстраиваться или «опускать руки». Отдача невелика, но она в наличии хотя бы в росте вашего умения составлять конструктивные электронные письма.
Интернет-агентство U-sl+Мирмекс уделяет ощутимое внимание ведению электронной переписки и налаживанию первоначального виртуального общения с потенциальными клиентами. Мы знаем, что каждое взаимодействие обоюдно полезно. Ведь наша цель не только развить собственный бизнес, но и помочь в этом нашим клиентам.
Надеемся, что показали, как улучшить и ваши электронные переписки!
