Удаленная работа: создаем рабочую команду
5 мин.
Если область бизнеса допускает, то в современном мире появился вариант организации удаленной работы. Причем ограничений на подбор сотрудников в этом случае меньше, чем при стандартном режиме. Ведь в наличии вариант наладить суммарно даже круглосуточную работу организации для сотрудников из разных часовых поясов.
«Подводных камней» и опасностей также хватает. Ведь без личного контакта и физического контроля, в наличии вероятность нанять недобросовестного человека, который не только не выполнит возложенных на него функций, но и затормозит работу коллектива.
Тем не менее, удаленная работа считается продуктивным вариантом для массы областей бизнеса. В этой статье писали, как корректно организовать рабочую зону «домашнего» сотрудника. Это конкретика и частность. Теперь же разберем, как создать полноценную команду и на что обратить внимание.
Основа
Каждый коллектив — это люди. Сотрудники выполняют собственные задачи, привносят в организацию умения и личный рабочий опыт, взаимодействуют, усиливая суммарную продуктивность. Коллектив удаленных сотрудников работает на аналогичных принципах, но на первый план выходит вопрос взаимодействия и основы для командного единства.
Таким образом, центральным элементом организации удаленной работы становится подбор руководителей, менеджеров и контролеров. Эти люди настраивают командные взаимосвязи, отслеживают распределение и исполнение задач, организуют помощь среди сотрудников тех или иных отделов. В противном случае создать единый организм не получится, а значит, суммарная продуктивность не сложится.
Найти таких «управленцев» — задача руководителя и HR-менеджера. Хотя в наличии не только вариант подбора «готовых» кадров, но и выращивание собственных. Для этого уже создают систему правил и инструкций в организации, в которых прописана иерархия и обязанности сотрудников. Упрощают подобную процедуру управления за счет использования современных инструментов взаимодействия и контроля.
Отработка проблемных ситуаций
Если решили, что компания получит преимущество при удаленной работе, то для ее организации выявляют главные проблемные моменты и тщательно разбирают поведение для них.
Коммуникация
Коммуникацию сотрудников проводят регулярно и через возможности сети Интернет. Для руководителей в наличии:
- групповые чаты;
- видеоконференции;
- массовые рассылки и проч.
Трудности возникают при наличии обширной географии с ощутимой разницей в часовых поясах. Для подобный ситуаций «географию» делят на плюс-минус схожие 2–3 часовых варианта, на каждый из которых назначается собственный ответственный.
Продуктивность общения
Для ряда областей бизнеса наличие вариантов коммуникаций между сотрудниками разных профессий прорабатывается отдельно. Например, в интернет-агентстве над сайтом клиента работает минимум веб-дизайнер, веб-программист, контент-менеджер и SEO-специалист. Потенциально каждый выполняет отдельные функции, однако в профессиональном исполнении в отдельных случаях регулярно требуются дополнительные консультации. Например, программист уточняет и дизайнера подразумеваемое визуальное решение или контент-менеджер оптимизирует контент с учетом пожеланий по SEO и проч.
Если сотрудники работают удаленно, то быстрое взаимодействие теряется. Это не выйти в другую комнату и спросить в режиме реального времени. Поэтому руководителю требуется учесть наиболее частые перекрестные взаимодействия между сотрудниками и по возможности или на проекты ставить людей, работающих в схожие часы, или отдельно закладывать временные простои и список потенциальных проблемных моментов, для предварительного решения заранее, не замедляя текущую работу.
Командный дух
Организовать полноценную команду удаленно — утопичная идея. Ряд сотрудников потенциально не встречаются никогда. Тем не менее психологи утверждают, что наличие команды с регулярным общением позитивно сказывается на продуктивности работы каждого коллектива. Поэтому регулярные видеоконференции и групповой чат необходимы. Это минимальное требования для поддержания командной сплоченности и мотивации.
Кроме того, важно, чтобы сотрудник чувствовал собственную значимость в команде. Это повышает личную ответственность, мотивацию и гарантирует исполнение задач на заданном уровне. Поэтому руководителю требуется каждого сотрудника регулярно привлекать к «мозговым штурмам», спрашивать экспертное мнение и уточнения. Создается своеобразный удаленный аналог рабочего общения.
Дисциплина
В условиях удаленной работы, к несчастью, ряд людей не способны ответственно и самостоятельно контролировать собственную деятельность. Отсутствие требований собираться и ехать в офис по утрам, носить рабочий костюм и проч. расслабляет. Руководитель же должен в некоторой мере это также контролировать. Да, в наличии «совы» и «жаворонки», где один сотрудник продуктивней вечером, а другой утром, поэтому организуют личный график работы по этим биоритмам. Но коллектив нуждается в поддержании единого внешнего вида и времени, например, на онлайн-совещаниях.
Также дисциплинирует на удаленной работе учащенная отчетность. Там где менеджер может подойти. спросить степень готовности рабочей задачи и визуально посмотреть, в удаленном варианте заранее договариваются о регулярности оповещений о состоянии проекта.
Инструменты для взаимодействия
Уже упоминали о требовании наличия единого чата, поэтому руководителю требуется выбрать и наладить работу через такой механизм, который охватит так или иначе каждого сотрудника и удовлетворит нужды текущего бизнеса.
Невзирая на выбранный вариант, руководителю требуется создать инструкции, а с каждым новым сотрудником проводить личную (хоть и онлайн) консультацию по установке и использованию выбранной программной среды. Регулярно встречаются негативные ситуации, когда компания выбирает продуктивный чат систему с массой дополнительного функционала, а сотрудники не умеют с ним работать с использованием заложенных вариаций. Руководитель устраняет подобные недоразумения сразу.
Главное: выбирать малое количество площадок и четко разграничивать, где и какие задачи решаются. Например, каждый видео-сеанс проходит через Zoom, а рабочий чат в Битрикс24. Если в компании «прыгают» по системам взаимодействия от задачи к задаче, то внимание распыляется, итоговая продуктивность на малом уровне.
В отдельных случаях допускается наличие еще одной площадки для организационной информации компании. Например, наличие внутреннего Telegram-канала, где сотрудники читают новости компании, переписываются свободно, невзирая на часовой пояс, т. к. не так важна скорость ответа.
Инструкции и база данных
При обширной сети руководителей и массе сотрудников единый механизм организации информационной коммуникации и отчетности требует создания единой базы информации. Ведь контролирующий сотрудник, например, ушел в отпуск, заболел или вышел из строя по иным причинам, а «подхватить» его функции, не понимая полного объема или в произвольной манере, утопично.
Поэтому каждый руководитель проектов и сотрудник придерживается единого механизма сохранения результатов собственной деятельности. Если при этом используется функционал современных программ, то и суммарная продуктивность выше и недопонимания возникают реже.
Заключение
Организация удаленной работы — продуктивный метод ведения бизнеса. Однако налаживание подобного механизма требует комплекса мер и вдумчивости особенно на первых этапах. Не экономьте время на выбор программ и механизмов взаимодействия, поддерживайте командный дух и подбирайте соответствующий персонал.
К сожалению, не каждый человек развивает самодисциплину для удаленной работы по заданным правилам. Да и регулярный контроль выдержит не каждый. Прогрессивный руководитель при наборе команды учитывает не только опыт, но и личные качества каждого. Тогда и удается создать такой коллектив, который, невзирая на расстояния, выдает ощутимую продуктивность.
