Правила создания подписи электронных писем
5 мин.
Наличие электронной почты — обязательная часть, необходимая каждому современному человеку. Помимо личного электронного ящика, сотрудники офисов взаимодействуют и с собственной рабочей электронной почтой. Взаимодействие с почтой — важная часть ежедневной рутины.
Каждое электронное письмо состоит из обязательных частей:
- заголовок;
- приветствие;
- текст;
- подпись.
Умение правильно составлять каждый указанный пункт повышает продуктивность каждого письма. Разберем отдельно моменты, связанные с корректным составлением подписи.
Зачем нужна подпись
Как личное, так и тем более рабочее электронное письмо за счет подписи становится информативным для человека или компании. Регулярно сюда рекомендуют помещать контактную информацию:
- фамилию и имя;
- контактный номер телефона и мессенджеры;
- название компании;
- адрес интернет-ресурса и проч.
В подпись иногда включают фразу-пожелание или слоган организации.
Таким образом, повышается узнаваемость человека или компании, а также, пусть и в неявной степени, увеличиваются охваты аудитории. Современные сервисы аналитики, например, Google Аnalytics, позволяют также получить информацию по изменению охватов и трафика после ввода в использование того или иного вида электронных подписей для сотрудников компании.
Правила создания электронной подписи
Создание электронной подписи — процесс унифицированный. Хотя в наличии вариант проявить изобретательность по части внешнего вида, но общие правила укладываются в набор конкретных рекомендаций:
- Уберите стандартные подписи.
Ряд почтовых клиентов или сервисов, открываемых через мобильное устройство, автоматически добавляют в электронное письмо подпись, например, «Отправлено с Android». Для солидных писем это недопустимо, поэтому отключите такое автоматическое дополнение. - Сохраняйте иерархию.
Размещение информации в подписи подчиняется общепринятым правилам: сначала размешают имя человека, далее контактный номер телефона и так далее по степени уменьшения важности информации. - Удалите дублирование электронного адреса.
Часть людей считают, что дублирование в подписи электронного адреса того же почтового ящика делает его запоминание наглядней. Это ошибочное заблуждение. Если человек захочет ответить, то скорее нажмет на кнопку «Ответить», чем станет копировать или иным образом сохранит адрес из подписи. Это излишняя надпись, поэтому корректней удалить. - Полные контактные номера.
При написании телефонных номеров рекомендуют вносить полные версии. Для мобильного номера начинают с «+7», для стационарных — указывают код города, а при переписке уровнем выше — код страны. Это делает также из-за того, что в некоторых браузерах и программах установлены плагины, которые автоматически вычленяют телефонный номер и позволяют в один клик его набрать. - Поработайте над дизайном.
Для того чтобы подпись запоминалась и выделялась, рекомендуют проработать отдельно внешний вид. Допускается применение иных цветов, кроме стандартного черного. Однако будьте аккуратны и не переусердствуйте. Отдавайте предпочтения «чистым» неярким оттенкам, но и не увлекайтесь блеклостью. - Вместо списков разделители.
Использование в подписи списков нарушает общий вид и целостность подачи информации. Кроме того, различные устройства меняют вид отображения. В наличии вероятностью того, что подпись «разъедется» при отображении списком. Если в наличии потребность поместить в подпись массу информации, что не очень желательно, то ее добавляют с использованием разделителей по смысловому наполнению. - Добавьте изображение.
Для личных писем разместите собственную фотографию, для компании — логотип. Считается, что таким образом создается продуманное и доверительное отношение с адресатом. Однако не переусердствуйте с размером изображения, чтобы не вызывать раздражения. Фотографию регулярно размешают в круглом формате. - Нет анимации.
В текущем времени анимация в письмах является моветоном. Это портит внешний вид, вызывает раздражение и создает ощущение устаревшего дизайна. Кроме того, письма с анимацией больше «весят», что негативно. - Добавьте ссылки на мессенджеры и группы в социальных сетях.
Это повышает ценность и значимость информации. Кроме того, повышает солидность. Предпочтительно при наличии настроить не только указание информации, но и соответствующие иконки для наглядности. Если ссылка на группу получается длинной, то рекомендуют использовать специализированные сокращатели URL. - Добавьте «призыв».
«Призыв», добавленный в подпись письма, создает некий настрой. Добавляют коротким и лаконичным, но при этом ненавязчивым. Иногда используют слоган организации, но зачастую этого недостаточно, т. к. письмо характеризуется направленностью на конкретное действие. - Проработайте мобильный вариант.
Уже неоднократно упоминали, что отображение писем на стационарном компьютере и мобильных гаджетах различается. Поэтому просматривайте полученный вариант для обеих ситуаций. Некоторые плагины и утилиты для создания подписей позволяют даже проводить отдельные настройки для каждой версии отображения. - Дублирование информации на иных языках.
Если являетесь представителем крупной компании или работаете с зарубежными партнерами, то обязательно подпись дублировать на втором языке. - Проверьте спам-корректность.
Ряд почтовых клиентов характеризуются наличием усиленного антиспам-контроля. Поэтому возникают ситуации, когда обилие ссылок или иной информации в подписи автоматически перемещает письмо в спам. Для избегания подобных ситуаций проверяйте получающиеся письма в разных вариациях. - Отдельный бонус — отслеживание статистики.
Если в подпись электронного письма добавлены ссылки на интернет-ресурс организации, ссылки на социальные сети и прочая информация, подразумевающая «переход», то появляется вариант отслеживания подобной статистики. Это дает результаты по оценке продуктивности электронных писем особенно для маркетологов и проч. специалистов, которые рассылают массу предложений и рекламы.
Сервисы для создания подписи
По умолчанию каждый почтовый клиент предоставляет пользователям шаблонный вариант для подписи. Требуется зайти в соответствующий пункт Настроек и отредактировать информацию для вывода в каждом электронном письме.
Помимо стандартных в наличии специализированные сервисы и плагины, позволяющие настраивать вид подписи электронных писем:
- Hubspot Signature Generator.
Бесплатный сервис для создания электронных подписей. Позволяет с удобством и соответствующими пиктограммами вносить информацию не только стандартную, но и о социальных сетях и проч. Хотя набор функций мал, но достаточен и удобен. - Wise Stamp.
Распространенный мировой сервис для работы с электронными подписями. Функционирует как в бесплатном, так и платном расширенном режиме. Позволяет автоматически интегрировать созданные варианты подписей в Gmail. - HTMLsig.
Сервис, состоящий из трех вариантов: бесплатного, платного базового и платного Pro. Платные версии позволяют создавать единый стиль подписей для набора электронных почт, что удобно при создании и поддержании единого стиля компании с массой сотрудников.
Заключение
Подпись — значимая часть каждого электронного письма. Это не только способ демонстрации вариантов средств связи, но и создание имиджа и репутации компании и человека.
Плюс электронной подписи еще и в том, что создается один раз, а используется в массе писем в течение длительного времени. Поэтому, уделив время единожды, получаете инструмент длительного пользования. При использовании платных утилит появляется вариант одновременной работы с подписями множества сотрудников компании.
Интернет-агентство U-sl+Мирмекс считает, что в Интернете и электронной почте не бывает того, что не стоит внимания. Даже наоборот: мелкие детали влияют на репутацию и имидж компании не меньше, чем единый стиль и иные атрибуты.
В создании репутации не бывает мелочей. Работайте над подписями в электронных письмах и получите преимущество в узнавании и общении.
