Как составить поздравительное письмо
5 мин.
Время предновогодней суеты для большинства компаний, ведущих бизнес через сеть Интернет, напрямую связано с хлопотами по поводу анонсирования и публикации «специальных предновогодних предложений», а также рассылкой поздравлений партнерам, клиентам и значимым для организации людям.
Сама по себе поздравительная рассылка — это повод напомнить о компании клиентам, поблагодарить постоянных, наладить отношения с потенциальными, выразить уважение к партнерам. Для этого поздравительное письмо требуется составить грамотно. Про варианты поздравлений читайте в этой статье. Разберем подробнее, как составить письмо корректно.
Выбираем оформление
В первую очередь для поздравительного письма выбирают форму, которая накладывает ограничения и обязательства на содержание.
Бумажное письмо
Получить физическое поздравление, которое достают из почтового ящика, держат в руках, размещают на рабочем столе — это плюс для репутации вашей компании. Люди любят подарки, а такое письмо — это небольшой, но материальный подарок.
Причем оформление выполняют и на брендированной бумаге, что станет еще одним бонусом к стилю компании.
Поздравительная открытка
Более дешевый, но приятный вариант — формат поздравительной почтовой карточки. Такие открытки быстрее пересылаются, занимают меньше места, но дарят значительное количество положительных эмоций. Такую открытку можно как оформить подписью от руки, так и продумать заранее дизайн и печатный шрифт.
Электронное письмо
Распространенный вариант поздравительных сообщений. Формат свободный, вариантов решений масса, поэтому компании прибегают к нему даже в случаях, если предусмотрена и бумажная рассылка. Упоминание компании через электронные источники лишним не станет.
Расставляем акценты
Разобравшись со списком адресатов и выбрав формат поздравления, начинают проработку наполнения. В первую очередь решите, на чем сконцентрировать внимание.
Основной элемент — картинка
Использование стандартных поздравительных изображений считается моветоном. Каждая уважающая себя компания к праздникам, особенно новогодним, создает новую уникальную картинку, которая может быть использована на открытках, в письмах, в тематических новостях на интернет-ресурсе. Таким образом, хотя бы одно подходящее изображение в наличии.
Считается, что приемлемым вариантом становится создание 3–5 схожих по стилю изображений: одно на сайт, остальные для баннеров, акций и рассылок.
Создавая праздничное изображение, позаботьтесь о непохожести на варианты конкурентов. Ищите свой путь, и тогда клиенты запомнят вас, а не будут напрямую сравнивать с иными компаниями, повышая их рейтинг.
Добавьте в изображение не только логотип бренда, но и обыграйте продукцию, с которой работаете. Это становится «фишкой», которая не только сыграет на узнаваемости, но и станет скрытой рекламой, если изображение «зацепит» и обретет популярность.
В электронных письмах хорошо смотрятся не только статичные картинки, но и небольшие анимации и gif-изображения.
Основной элемент — текст
Вкладываться только в изображение для email-рассылки — недальновидный вариант. То, что адресат увидит в виде бумажного носителя или посетитель просмотрит на баннере, прорабатывают лучше. Ведь зачастую в электронных письмах настраивают блокировку отображения картинок. Конечно, видя, что это поздравление, человек может выполнить дополнительные действия и проявить изображение, но на практике не делают этого. Поэтому картинка в email — вспомогательный элемент, а не основной.
Проработка текста — важный этап. Рекомендуют обращаться к профессиональным копирайтерам, которые создадут набор вариантов текстов для групп рассылок, для достижения различных целей и проч.
Главное: поздравительный текст не должен содержать информацию или напрямую вести к продажам. Хоть это и цель каждого бизнеса, но в этом случае сыграет против репутации организации. Сфокусируйте внимание на важности человека, которому адресуете письмо, позаботьтесь о большей персонализации, поблагодарите за сотрудничество и верность вашей компании. Теплые эмоции добавят плюсов к репутации больше, приведут к плодотворному сотрудничеству чаще, чем лишние 1–2 заказа перед праздником.
Особые элементы
Помимо текста и картинки в поздравительных письмах зарекомендовали себя персонализированная информация о компании, подведение итогов года для организации и непосредственно сотрудничества. Цифры и графики смотрятся привлекательно, поэтому иногда включайте в рассылки.
Кроме того, в письма вставляют интерактивные элементы. Добавляйте персонализированные поздравительные видео или элементы игр, например, колесо пожеланий и проч.
Структура поздравительного письма
Поздравительное письмо, как правило, пишут в свободной форме. Оригинальный, необычный, творческий подход позволяет клиенту испытать теплые чувства по отношению к вашей компании, ведь это не «сухое» официальное послание. Однако не забывайте, что это и не личная переписка, поэтому понятность и структурированность требуется сохранять.
- Заголовок и тема.
Это подходит только для электронных писем. Далеко не каждый осознает, что получение электронного письма начинается с заголовка. Ведь человек часто удаляет не читая, видя, что пришел спам или стандартное, скучное письмо. Поэтому рассчитывайте, что только заголовок прочтут, сделайте информативным. - Обращение.
Организуйте рассылку таким образом, чтобы приветствие и обращение в письме было по имени (имени-отчеству). Это с первых слов настраивает на дружественный лад. - Поздравительные слова.
В неважных письмах по статистике человек пробегает взглядом одну-две строки. Поэтому сразу переходите к делу и напишите значимые слова, которые «зацепят», вызовут желание читать до конца. - Значение праздника для человека, компании и сотрудничества.
Сделайте небольшое «лирическое отступление», чтобы погрузить адресата в праздничную атмосферу, но при этом напишите о значимости сложившихся бизнес-отношений, чтобы письмо выглядело персонифицированно. - Пожелания и надежды.
Рассказав о значении, плавно переходите к будущему. Напишите небанальное пожелание и выразите надежду на плодотворные отношения. - Благодарность.
В заключительной части поблагодарите клиента или партнера, ведь помогают развиваться вашему бизнесу, поэтому это честные, а не пустые слова.
Отдельно отметим, что поздравления в стихотворной форме воспринимаются не так благосклонно, как считалось. Адресаты справедливо не верят, что компания самостоятельно придумала стихотворный текст, а не только приложила усилия по нахождению в виртуальном пространстве.
Заключение
Создать поздравительное письмо правильно несложно. Главное уделить внимание деталям и следовать четкому плану создания. Не экономьте на использовании стандартных текстов и изображений, которые в изобилии скачивают из сети Интернет. Выгода небольшая, а урон для репутации ощутимый.
И главное: при организации поздравительных email-рассылок предварительно протестируйте как механизм отправки, так и отображение содержания писем на различных носителях. Нередки ситуации, когда клиенты получают некорректные письма из-за погрешностей пересылки.
Не забудьте, что «хороша ложка к обеду». Важно рассчитать заранее, когда будут выполнены рассылки. Если сделать это слишком поздно, то велика вероятность прочтения уже после праздников. а предновогоднее время допускает поздравления заранее.
Интернет-агентство U-sl+Мирмекс поможет организовать и настроить рассылку электронных поздравлений для сайтов, чтобы поздравить ваших клиентов и партнеров с праздником.
